CGV

Article 1 - Champ d’application et définitions

Le prestataire est la société EPICEA TEAM COMUNICATION, SAS au capital de 10 000 €, dont le siège est sis 100-102, rue Rouget de Lisle, 92150 SURESNES, immatriculée 392 098 612 RCS NANTERRE, ci-après dénommée « l’agence ». Le « client » est la personne signataire du bon de commande, du devis ou ayant adressé une commande à l’agence par écrit.

Est appelé « cahier des charges » la liste des travaux demandés à Epicea Team Communication par le client en amont de tout travail réalisé.

Sont appelées « prestations », l’ensemble des services proposés par l’agence à ses clients, à savoir :
• Etudes et conseil
• Création et réalisation de campagnes de communication et de publicités
• Communication écrite, interactive, audiovisuelle, événementielle
• Et d’une façon générale, toutes prestations demandées par le client ayant fait l’objet d’une proposition formelle de la part de l’agence.

Les présentes CGV définissent les droits et obligations de chacune des parties dans le cadre de la vente de l’ensemble des prestations proposés par l’agence. Elles constituent, conformément à l’article L 441-6 du Code de commerce, le socle unique de la relation commerciale entre les parties.

Article 2 – Prise de connaissance et acceptation des CGV

Les présentes conditions générales de vente sont consultables sur le site internet www.epicea.com et figurent au verso de tous devis ou bon de commande de l’agence. Les présentes sont également communiquées systématiquement à tout professionnel qui en fait la demande, permettant ainsi au client d’en prendre connaissance avant toute commande.

Les présentes CGV peuvent être modifiées par l’agence à tout moment et sans préavis, la nouvelle version étant applicable à toutes commandes postérieures aux modifications intervenues.

Elles s’appliquent, de plein droit et de façon exclusive, à toutes les ventes conclues par l’agence. Le seul fait pour le client de passer une commande ou d’accepter un devis de l’agence, implique qu’il ait pris connaissance des présentes CGV et les ait acceptées sans réserve, lesquelles prévalent sur toutes les versions antérieures ou non datées des conditions générales de vente qui pourraient figurer sur d’autres documents commerciaux de l’agence et sur toutes conditions générales d’achat ou autres documents émanant du client non préalablement acceptés par écrit par l’agence.

Article 3 – Prise de commande

Les devis de la société Epicea Team Communication sont gratuits.

Sauf stipulation expresse contraire, tout devis ou offre commerciale émis par l’agence reste valable 1 mois à compter de sa date. Toute commande ne sera valablement prise en considération et la vente ne sera réputée conclue qu’après réception par l’agence du devis ou du bon de commande accompagné du cahier des charges correspondant, le tout dûment daté et signé par le client avec la mention « Bon pour accord ».

Sauf accord particulier, Epicea Team Communication n’est liée par les prises de commande de ses clients que sous réserve du versement d’un acompte de 40 % du montant global du devis ou du bon de commande signé. Par exception, l’acompte est porté à 50% pour les prestations de communication événementielle. A compter de la réception des documents signés par le client et de l’acompte correspondant, toute commande est réputée validée, ferme et définitive.

Le bénéfice de la commande est personnel au client et ne peut être transféré à un tiers sans l’autorisation d’Epicea Team Communication.

L’agence se réserve la faculté de refuser ou suspendre toute nouvelle commande ou vente à un client qui se serait soustrait à ses obligations lors d’une précédente commande.

Article 4 – Modification ou annulation de la commande

Toute modification d’une commande doit être faite dans les mêmes formes que la commande initiale.

Epicea Team Communication n’est tenue de fournir que les prestations expressément mentionnées sur le devis ou le bon de commande signé. Toute prestation annexe ne figurant pas sur ces documents doit faire l’objet d’un devis ou bon de commande complémentaire.

En cas d’annulation d’une commande par le client, postérieure à un délai de 8 jours calendaires à compter de la validation de la commande, cette dernière conservera l’acompte réglé par le client à titre de premiers dommages et intérêts, sans préjudice des indemnités supplémentaires que l’agence pourrait réclamer devant les tribunaux du fait de cette annulation.

Article 5 - Livraison des prestations

La livraison est l’exécution effective de la prestation avec la remise des documents par fichier électronique au client, après validation par le client des « Bon à Tirer » émis par l’agence ou son « Accord pour Mise en Production ».

Les corrections demandées par le client avant livraison ne sont pas illimitées et doivent correspondre au devis ou bon de commande et au cahier des charges signés. Toute correction pour atteindre une prestation non comprise dans le devis ou bon de commande ou non-conforme au cahier des charges signé sera considérée comme une prestation supplémentaire et fera l’objet d’une facturation complémentaire selon nos tarifs en vigueur. Il en est de même en cas de demande de correctifs surabondants et/ou déraisonnables.

La livraison des prestations s’effectue dans le délai annoncé dans le devis ou bon de commande. Toutefois, le délai de livraison est donné à titre indicatif et sans garantie.

Le dépassement de ce délai ne peut donner lieu à aucune retenue ou indemnité. Cependant, le client non livré à la date indicative donnée pourra annuler tout ou partie de sa commande 15 jours après une mise en demeure adressée en recommandée avec accusé de réception restée infructueuse.

Le délai indiqué est en outre de plein droit suspendu par tout événement indépendant du contrôle de l’agence et ayant pour conséquence de retarder la livraison.

En toute hypothèse, la livraison dans le délai ne peut intervenir que si le client est à jour de toutes ses obligations à l’égard de l’agence.

Les frais et risques liés à la livraison des prestations sont à la charge de l’agence. À compter de la livraison, les risques sont transférés au client.

Article 6 – Sous-traitance

Epicea Team Communication est autorisée, sans instructions écrites contraires du client, à sous-traiter tout ou partie des prestations commandées par le client.

Article 7 – Prix des prestations

Les tarifs de l’agence sont exprimés en euros et hors taxes. Les prix sont valables un mois à compter de la date d’émission du devis. Ils sont fermes et non révisables à la commande si celle-ci intervient dans le courant de ce mois.

L’agence établit une facture en double exemplaire, dont l’un est délivré au client le jour de son émission et l’autre est conservé dans ses archives. La facture mentionne les indications visées à l’article L. 441-3 du Code de commerce.

Article 8 – Paiement des prestations

Les factures sont payables à réception, sauf accord particulier. Le paiement est réalisé à l’encaissement effectif du prix.

En aucun cas, le paiement des sommes dues à l’agence ne peut être suspendu ni faire l’objet d’une quelconque réduction ou compensation sans accord écrit de ce dernier.

A défaut de paiement à l’échéance, des pénalités égales au taux de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de l’application des pénalités seront appliquées à compter du jour suivant la date de règlement portée sur la facture. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

En application de l’article D. 441-5 du Code de commerce, en cas de retard de paiement, le débiteur sera de plein droit redevable, à l’égard de son créancier, outre les pénalités de retard, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros par facture impayée.

Tout paiement qui est fait à l’agence s’impute sur les sommes dues quelle que soit la cause, en commençant par celles dont l’exigibilité est la plus ancienne.

Tout impayé ou retard de paiement entraînera la suspension immédiate des prestations en cours jusqu’au règlement complet des sommes dues. Cette suspension ne peut constituer une cause de responsabilité pour Epicea Team Communication.

Indépendamment de toute autre disposition générale ou particulière, la société Epicea Team Communication se réserve tous les droits de propriété intellectuelle et de propriété sur sa production jusqu’au complet règlement des factures. Tous les documents et matières premières confiés par le client, ainsi que les travaux ou prestations réalisés par Epicea Team Communication constituent un gage affecté au paiement. En tout état de cause, ces éléments peuvent faire l’objet d’une rétention ou d’une suspension en cas de non-respect d’une obligation du client.

Article 9 – Confidentialité

Epicea Team Communication s’engage à ne divulguer aucune information de caractère confidentiel qui lui aurait été communiquée comme telle par le client.

Article 10 – Propriété intellectuelle

10-1- Le client garantit qu’il dispose de l’intégralité des droits de propriété intellectuelle sur tout document communiqué par lui à Epicea Team Communication pour les besoins des prestations. A défaut, le client garantit que tout document communiqué par lui à Epicea Team Communication est libre de tout droit d’auteur, appartenant à un tiers, qui interdirait l’exécution des prestations.

Le client autorise expressément Epicea Team Communication à retravailler, retoucher et modifier tous les documents fournis par lui, ainsi qu’à faire des reproductions pour les besoins de l’exécution des prestations.

Le client garantit Epicea Team Communication de et contre toute réclamation faite contre Epicea Team Communication, notamment sur le fondement de droits de propriété intellectuelle, relativement à tout document communiqué par lui à Epicea Team Communication.

10-2- Epicea Team Communication est et demeure seul titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur l’ensemble de ses créations originales au sens du Code de la propriété intellectuelle, dans le cadre des prestations fournies.

Epicea Team Communication concède au client un droit d’exploitation et d’utilisation des créations originales réalisées dans le cadre des prestations exclusivement selon les modalités écrites prévues à la commande et rappelées dans la facture correspondante (principalement supports et moyens d’exploitation, durée, territoire géographique).

Toute exploitation ou utilisation des créations d’Epicea Team Communication non prévue à la commande ni dans la facture fera l’objet d’une nouvelle commande spécifique impliquant une rémunération complémentaire.

En application de l’article 8 ci-dessus, tout transfert de droits de propriété intellectuelle par Epicea Team Communication au bénéfice du client ne sera opéré qu’au complet règlement des factures correspondantes.

10-3- A défaut de convention écrite particulière, les fichiers de production et les fichiers sources restent la propriété d’Epicea Team Communication.

La communication et le transfert de propriété des fichiers de production et des fichiers sources par Epicea Team Communication au bénéfice du client ne pourra se faire que par convention écrite particulière, moyennant une rémunération complémentaire pour Epicea Team Communication.

10-4- Dans les cas où, à son initiative, Epicea Team Communication propose au client des créations ou réalisations incorporant des créations de tiers soumises à des droits de propriété intellectuelle, Epicea Team Communication en informe le client, négocie l’acquisition de ces droits de propriété intellectuelle auprès des tiers en accord avec le client et les finalités de la commande, et refacture au client l’acquisition de ces droits de propriété intellectuelle auprès des tiers.

De la même manière, dans les cas où, à son initiative, Epicea Team Communication propose au client des créations ou réalisations nécessitant l’autorisation de tiers relativement à leurs droits de la personnalité (droit à l’image notamment), Epicea Team Communication en informe le client, négocie les autorisations auprès des tiers en accord avec le client et les finalités de la commande, et refacture au client les frais liés à ces autorisations des tiers.

Au cas où d’autres utilisations que celles initialement prévues seraient envisagées par le client, Epicea Team Communication s’efforcera de négocier avec les tiers en vue d’acquérir les droits ou autorisations nécessaires à ces nouvelles utilisations. Le client s’engage en contrepartie à signaler toute utilisation non prévue initialement dans la commande.

10-5- Tous les projets présentés par Epicea Team Communication au client et qui ne seraient pas retenus par le client, devront impérativement être restitués dans leur totalité (documents numériques et papiers) à Epicea Team Communication et resteront la propriété exclusive de la société Epicea Team Communication.

Le client s’engage à indiquer à Epicea Team Communication, dès leur constatation, toute violation des droits d’auteur précités.

Article 11 – Copyrights et mentions commerciales

Sauf mention contraire explicite du client, l’agence se réserve la possibilité d’inclure dans la réalisation une mention commerciale indiquant clairement sa qualité d’auteur, sous la forme d’une mention du type : conception/réalisation www.epicea.com.

Article 12 – Références

Comme il est d’usage dans la profession, Epicea Team Communication pourra utiliser les réalisations et créations effectuées pour le client dans le cadre de sa promotion propre, pour ses documents et outils de communication et au titre de ses références professionnelles (site internet, articles de presse, livres, expositions, etc.) afin de promouvoir son travail et son activité, dans le strict respect de l’image de marque du client.

Pour ce faire, Epicea Team Communication transmettra au client les documents, supports et textes concernés. L’accord du client sera réputé acquis sauf opposition ou avis contraire dans un délai de quinze jours ouvrés.

Article 13 – Obligations du client

Le client commande les prestations selon les besoins qu’il a lui-même définis.

Le client mettra à la disposition d’Epicea Team Communication, à titre confidentiel, tous les éléments qu’il lui sera possible de fournir et nécessaires à l’agence, pour permettre à cette dernière de fournir une prestation ciblée, en parfaite connaissance de l’activité du client, de ses produits ou services et des objectifs poursuivis.

Le client garantit Epicea Team Communication de toutes les conséquences d’une action qui trouverait sa source dans les informations fournies par lui sur ses produits ou services. Il est de ce fait responsable des informations qu’il transmet à Epicea Team Communication portant notamment sur le nom, la composition, les qualités, les performances du produit ou du service sur lequel il souhaite communiquer et faisant l’objet de la commande. Il est également responsable du respect des législations spécifiques à son activité. En conséquence, Epicea Team Communication ne saurait être responsable en cas de livraison d’une prestation basée sur des informations erronées transmises par le client et pour laquelle elle aurait obtenu la validation du client.

Article 14 – Responsabilité de l’agence Epicea Team Communication

Epicea Team Communication veille, pour ce qui la concerne, au respect de la réglementation de la publicité dans le cadre des campagnes et supports qu’elle conçoit et diffuse pour le compte du client. L’agence s’engage à exécuter les obligations à sa charge avec tout le soin en usage dans sa profession et à se conformer aux règles de l’art en vigueur.

Epicea Team Communication n’est tenue que d’une obligation de moyens. Elle s’engage à proposer plusieurs maquettes, projets, etc. au client, mais ne saurait être tenue responsable dans l’hypothèse où aucune de ses propositions ne serait retenue par le client, dès lors que celles-ci remplissent l’intégralité du cahier des charges établi lors de la commande.

Epicea Team Communication a une obligation de conseil envers son client. Pour autant, Epicea Team Communication ne pourra être tenue pour responsable de toute décision prise par le client ou tout tiers désigné par lui.

L’agence vérifie les documents à produire, mais n’est pas responsable des erreurs non signalées par le client ou non prévisibles au stade du fichier électronique. La responsabilité de l’agence ne saurait être engagée dès lors que le « Bon à Tirer » ou l’ « Accord pour Mise en Production » aura été validé par le client. Le client est tenu de contrôler soigneusement les documents de contrôle final (épreuves couleurs, maquettes visuelles ou audio, etc.). Il lui revient de signaler à Epicea Team Communication les erreurs de manière claire et précise dans les délais convenus. Dans l’hypothèse où il aurait été convenu entre les parties de ne pas présenter de documents de contrôle final ou si le client demande directement les fichiers informatiques sans viser les documents de contrôle, celui-ci en supporte l’intégralité des risques de non-conformité.

Le Client ne pourra rechercher la responsabilité d’Epicea Team Communication qu’en prouvant un comportement fautif de cette dernière, étant précisé que cette responsabilité est limitée expressément aux dommages prévisibles et directs et ne saurait excéder le coût total de la prestation qui est à l’origine du dommage causé. L’action en réparation devra être engagée dans les 15 jours de l’événement dommageable. La responsabilité d’Epicea Team Communication ne pourra être recherchée en cas de force majeure.

Article 15 – Force majeure

L’agence ne pourra être tenue responsable, et le client ne pourra prétendre à aucune indemnité de ce fait, en cas d’inexécution totale ou partielle de ses obligations contractuelles si celle-ci est due à un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil, tel que les grèves ou autres mouvements sociaux, ruptures de fournitures d’énergie, blocages des télécommunications et des réseaux informatiques, défauts de livraison des fournisseurs ou sous-traitants, intempéries, catastrophes naturelles, attentats, etc.

Article 16 - Assurance

L’agence déclare être assurée, pour toute intervention sur le territoire français métropolitain et outre-mer, en responsabilité civile professionnelle auprès de la compagnie HISCOX, pour tous les dommages causés au client et/ou à tous tiers. Sont exclus les risques qui relèvent d’actions engageant la responsabilité du client. L’agence s’engage à maintenir ces garanties pendant toute la durée de ses prestations et à produire, à tout moment, une attestation les justifiant sur simple demande du client.

Article 17 – Tolérance et intégralité

Si l’une des clauses ou dispositions des présentes CGV venait à être annulée ou réputée non écrite par une décision de justice définitive, cela n’affectera en rien les autres clauses et dispositions des présentes, qui continueront à s’appliquer.

Le fait pour l’une des parties de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une quelconque des clauses des présentes, ne peut valoir renonciation à se prévaloir ultérieurement de ladite clause.

Article 18 – Langue, loi applicable et attribution de juridiction

Les présentes CGV ainsi que tous documents contractuels de l’agence sont rédigés en français, seule langue opposable à l’agence. Le présent contrat est régi par la loi française.

L’agence archive les bons de commandes et factures sur un support fiable et durable constituant une copie fidèle conformément aux dispositions de l’article 1379 du Code civil. Les registres informatisés de l’agence seront considérés par les parties comme preuve des communications, commandes, paiements et transactions intervenus entre les parties, sauf preuve contraire.

En cas de litige sur la validité, l’interprétation ou l’exécution des présentes et du contrat de prestations de services conclu entre l’agence et le client, les parties chercheront, préalablement à toute procédure contentieuse, une solution amiable aux différends qui pourraient survenir. A défaut de solution amiable, tout litige sera soumis à la seule compétence des tribunaux de Nanterre quelles que soient les conditions de vente et le mode de paiement accepté, même en cas d’appel en garantie, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs.

Article 19 - Données personnelles

Le responsable des traitements des données personnelles au sein de l’agence est Madame Isabelle CHOQUE, domiciliée au siège social sis 100-102, rue Rouget de Lisle, 92150 SURESNES, joignable par écrit à cette adresse, par téléphone au 01 47 95 55 50 ou par mail à l’adresse contact@epicea.com.

Les données personnelles que le client est susceptible de communiquer à l’agence seront uniquement utilisées dans les buts suivants : contacter le client, le traitement de sa commande, la diffusion d’informations commerciales concernant l’agence, la gestion de la relation client ou la prospection commerciale. Les informations recueillies sont enregistrées dans un fichier informatisé par l’agence et ne sont communiquées à aucun tiers hormis les éventuels sous-traitants de l’agence pour les besoins de la réalisation des prestations commandées. En aucun cas, les données à caractère personnel du client ne feront l’objet d’un transfert vers un pays tiers. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 années, à compter de la fin de la relation commerciale. Le consentement du client est la base du traitement.

Le client bénéficie d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement de ses données personnelles, qui s’exerce auprès du responsable du traitement ci-dessus mentionné. Il bénéficie également du droit de demander une limitation du traitement de ses données personnelles ou de s’opposer au traitement de ses données personnelles et du droit à la portabilité de ses données. Toute demande à ce titre doit être faite par écrit auprès du responsable de traitement de l’agence. Le client a, en outre, la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL s’il estime que la protection de ses données personnelles n’a pas été assurée par le responsable du traitement de l’agence. Le client est invité à consulter le site cnil.fr pour plus d’informations sur ses droits.

Suresnes, le 19 février 2020 – © Epicea Team Communication

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